Empreinte Mac et PC

Par Frédéric Charon (Utilisateur) et Patrick Mittel (Editeur)

Un nouvel outil de communication pour le Laboratoire et le Cabinet Dentaire

Un logiciel trois en un : gestion - communication - marketing

Des générations de prothésistes ont utilisé des fiches dites «  de prothèse » (désormais appelées fiches de prescription) en provenance du cabinet dentaire. Si les fiches restent un outil de communication incontournable, il n'en demeure pas moins que leurs caractéristiques ont évolué dans le temps et ne demandent qu'à être optimisées notamment grâce aux nouveaux outils informatiques et multimédias.

Certains logiciels de gestion de laboratoire tendent à rationnaliser et enrichir ce support de communication entre le laboratoire et le cabinet et c'est en comparant les différents produits sur le marché que j'ai découvert un système dont l'un des atouts majeur est de proposer, en plus de ses fonctions habituelles, un concept de fiches de prescription réellement axé sur la communication cabinet - laboratoire.

LA DEMARCHE DE CHOIX

Il faut partir du principe que tous les logiciels dédiés à notre profession gèrent convenablement les spécificités d'un laboratoire qu'elle qu'en soit sa taille. C'est donc sur les options proposées qu'il est nécessaire de porter son attention afin de mieux les différencier.

Le premier de mes critères son une gestion pertinente de la traçabilité. En effet, si de multiples raisons incitent les laboratoires à s'informer (gestions des bons de livraison, facturation), la plus incontournable est la gestion de la traçabilité afin de faire face aux obligations de la Directive Européenne 93/42 ainsi que l'aide apportée aux laboratoire certifiés ou normalisés. Très peu de logiciels répondent aux nécessités de la certification de services qui devient,aujourd'hui, incontournable

Pour l'affiner, on peut ajouter au cahier des charges les éléments suivants :

• La souplesse d'utilisation (possibilité de modifications en fonction de mes besoins grâce à une large palette d'options) ;
• La personnalisation de tout les documents et de l'écran ;
• Les possibilités d'évolution rapide en réponse aux nouvelles lois et aux suggestions personnelles de chacun.
• La possibilité de proposer un lien de communication entre le laboratoire et la cabinet dentaire, à partir de la base de données du logiciel.

Une fois ce cahier des charges établi, un seul logiciel répond exactement aux attentes du laboratoire: le logiciel Empreinte et son concept global de gestion - communication, assorti du service et de l'assistance à ses utilisateurs (aide, mises à jour en direct sur Internet, directives, certification, marketing, infos générales).

La possibilité de faire fonctionner le logiciel indifféremment sur un système d'exploitaton Mac ou PC ou encore en réseau Mac-PC alors que les logiciels de prothèses dentaires requièrent une configuration PC a achevé de me convaincre.

LE LOGICIEL ET SA MINI-APPLICATION CABINET

En plus des fonctionnalités habituelles d'un logiciel de gestion de laboratoire, l'un des atouts le plus innovant du logiciel Empreinte est l'interface de communication « Cabinet Dentaire Laboratoire ».

L'interface de communication

A partir de la base de donnée du logiciel de gestion de laboratoire, le prothésiste fournit à ses clients praticiens une mini application su CD fonctionnant sur Mac ou PC.

Le praticien peut alors :

• Rédiger des bons de commande ou fiches de prescription.

• Consulter, gérer et enrichir une bibliothèque d'images,

• Créer et consulter un dossier patient et y réincorporer la traçabilité qui lui aura été transmise par le laboratoire.

• Optimisé pour les cabinets de groupes

Le praticien sélectionne les travaux de prothèse à réaliser dans le tarif du laboratoire qui a été incorporé dans sa mini application ; bien entendu, ce tarif est personnalisé au nom du praticien désigné.

Voici une description des nombreuses possibilités offertes par ce mini logiciel.

Les fiches de prescription ou bon de commande

La fiche de prescription comporte deux parties : une zone de texte et une zone schéma/photo.

• Transmission des informations de base

Ainsi après avoir saisie l'identité du patient (la date et le numéro de prescription sont renseignés automatiquement), le praticien sélectionne les travaux à réaliser dans une les travaux à réaliser dans une palette flottante contenant tout les articles réalisables au laboratoire et préparés dans le logiciel Empreinte Labo. Il saisit seulement la quantité et le numéro des dents concernées.

La fiche étant établie en présence du patient,  le praticien peut activer l'option de confidentialité pour que les montants chiffrés n'apparaissent  pas à l'écran. En revanche, en activant l'option chiffrée, le montant de la prothèse s'affiche comme pour un devis. Seuls certains articles dont le tarif est sujet à variation, tels les métaux précieux ne sont pas affichés.

Tout les informations utiles à la réalisation de la prothèse peuvent être renseignées dans une zone de saisie de texte. D'autres éléments peuvent être transmis telle la typologie du patient pour une prothèse adjointe en cliquant sur des icônes explicites.

Transmission des teintes : gestion de l'image et schéma dentaire

• La base iconographique fournie avec le logiciel labo est reproduite dans le mini application. Cette base peut être enrichie par le prothésiste (schémas, photos scannées ou photos numériques), par le praticien lui même (images de caméra intra-buccale, photos numériques ou images de scanner) ou encore via le site Internet d'Empreinte.
• Pour donner des informations encore plus précises sur les travaux à effectuer et optimiser la lecture de la fiche, le logiciel propose :
• La gestion d'un schéma dentaire sur lequel on peut implanter des photos dans une palette flottante qui se miniaturise automatiquement ; par exemple une image d'implant dans la partie radiculaire et une céramique ou un attachement dans la zone coronaire ;
• l'importation dans la fiche d'une image destinée à fournir des informations de détail sur les teintes ou les caractérisation. La photo (ou dessin) est importée d'un simple clic sur la fiche, un nouveau clic permet d'accéder à une zone de texte placée sur la photo, ce qui permet de préciser les teintes à des points précis sur la photo ou d'indiquer des caractérisations. Il est même possible de traiter une photo sur un logiciel de retouche (dessin de factures par exemple) et de la réimporter dans la fiche de la mini-application.

La fiche ainsi annotée peut être visualisée en petit format ou en plein écran et également imprimée. Une photo prise au fauteuil avant ou après la pose peut être incorporée dans l'iconographie et le dossier du patient.

Transmission des données au laboratoire

La fiche de prescription peut être pré-visualisée avant d'être imprimer autant d'exemplaires que nécessaire par multiple de deux.

Petit plus, une icône-micro transforme l'ordinateur en magnétophone et permet un enregistrement vocal des informations que l'on avait l'habitude de transmettre de vive voix ou par téléphone et/ou tout autre renseignement qu'il est utile de garder en mémoire, afin d'éviter au praticien une saisie clavier.

Le transfert peut, évidemment, être réalisé au travers d'Internet et récupéré automatiquement dans Empreinte.

Pour finir , le praticien enregistre la fiche de prescription, l'éventuel enregistrement audio et les photos complémentaire sur une disquette  qui glisse avec les empreintes et la fiche imprimée dans la boîte destinée au laboratoire. L'opération peut également se faire via Internet bien que ce mode de transmission n'offre de réel intérêt que si l'on peut y joindre une empreinte numérique à des fins de réalisation assistée par ordinateur.

Le laboratoire peut ensuite lire les fichiers sur son ordinateur.

Traçabilité

Le laboratoire fournit toutes les informations qu'ils souhaite sur la traçabilité, elles sont réincorporées automatiquement dans la mini-application cabinet d'après enregistrement sur une disquette, un CD ou encore via Internet.

Pour éviter d'alourdir la gestion du système, la mise à jour des fichiers du praticien peut s'effectuer une fois par mois ou par trimestres plutôt qu'à chaque livraisons sachant que le certificat de conformité imprimé est livré avec le travail.

Stockage des informations

Les bons de commandes-prescriptions sont répertoriés dans le logiciel et il est aisé de retrouver toutes les prothèses réalisées pour un patient donné, de même que les éléments de traçabilité. Une fonction de recherche donne accès au dossier patient qui regroupe l'ensemble des éléments.

Personnalisation et mise à jour

Le prothésiste a la possibilité :

• De modifier toutes les couleurs des barres d'icône et toutes les icônes ; elles permettent à l'utilisateur de disposer d'un outil sur mesure ;

• De fournir les mises à jour de son mini-utilitaire en fonction de l'évolution de ses tarifs et des nouveaux travaux qu'il présente à sa clientèle ;

• De fournir les mises à jours en fonction d'une nouvelle version du logiciel de base, de nouvelles images qu'il aura réalisé lui-même ou téléchargé à partir du site Internet Empreinte.

Depuis de nombreuses années cette application spécifique est à la disposition des laboratoires pour leurs praticiens. Les contacts de ces derniers mois au travers de la CNSD ont permis de mettre en valeur, et de concrétiser nos idées. Les règles d'organisations de transfert des données entre les logiciels de cabinets et de laboratoires définis à cette occasion apportent désormais une efficacité sans précédent en permettant de créer des passerelles entre les principaux logiciels de cabinet et Empreinte.

De nombreux logiciels de cabinets dentaires ont adhéré à ces principes en facilitant ces passerelles par des ouvertures de nos applications réciproques et des transferts automatiques des données.

Empreinte apporte, désormais, une solution supplémentaire aux praticiens en proposant une version multi-laboratoires indépandante disponible directement auprès de l'éditeur ou sur le site « www.empreinte-diadent.com »